4IT460 - Analýza trhu IT - seminárka

Podrobnosti

Zveřejněno 23. 5. 2011 8:47

Zadání: Firma Šetrný, s. r. o., je malá cestovní kancelář specializovaná na levné pobyty v Levné Přímořské Zemi. Má 10 zaměstnanců, z toho 7 jsou prodejci zájezdů. Provozuje jednoduché webové stránky (žádný e-shop), přijímá předběžné objednávky mailem a telefonem, potvrdit objednávku musí zákazník při osobní návštěvě. Firma má jednoduchou síť (Windows, Exchange Server, ADSL linka). Serverový i klientský software je legální, ale jde o zastaralé verze. (Další předpoklady o fungování firmy doplňte vlastním odhadem.) Pan Šetrný chce provoz výpočetní techniky maximálně zlevnit. Navrhněte pro něj řešení a srozumitelně mu ho vysvětlete.

1. Analýza současného stavu

1.1. IT Infrastruktura firmy

Zdroj: vlastní nákres

Firma byla založena v roce 2004 panem Šetrným. Ihned po založení firmy byl zakoupen následující HW, který je také zobrazen na obrázku 1:

• 3ks server HP ProLiant ML350T03 X2.8-512KB/533, 512MB, 2x36GB, celkem za 140 tis. Kč,
• Rack 19" nástěnný, nedělený za 4 tis. Kč,
• 5 ks PC sestav včetně XP OEM 88 tis. Kč,
• Switch 10 tis. Kč,

V roce 2007 byly PC vyměněny, zakoupením 10 nových ks (včetně OEM XP cena celkem: 135 tis. Kč).

Firma také investovala poměrně vysoké peníze do SW vybavení:

• 3x licence Microsoft Windows Server 2003 SBS (25 tis. Kč), [Microsoft Windows Small Business Server 2003 ]
• 1x licence Microsoft Exchange Server 2003(10 CAL licencí per user, celkem 60 tis. Kč), [Microsoft Office]
• 1x licence Microsoft ISA Server 2004 (30 tis. Kč), [The independent voice of the Microsoft IT community ]
• 10x OEM Office 2003 (150 tis. Kč).[Microsoft Office]

Firma má smlouvu na poskytování internetu ADSL s firmou O2. Tarif, který má firma objednaný se jmenuje O2 Internet Start (2 Mb/s; 256kb/s).

1.2. Zaměstnanci společnosti

Firma Šetrný, s.r.o. má 10 zaměstnanců, z nichž 7 jsou prodejci zájezdů. Dalšími zaměstnanci jsou účetní, asistentka a majitel firmy, který působí na pozici manažera. Pan Šetrný, majitel firmy, se v době zakládání firmy zajímal o IT, a proto ve firmě, po poradě se svým známým, který působí v oblasti IT, zavedl poměrně rozsáhlou infrastrukturu, od které očekával přínos konkurenční výhody. V době, kdy se firma začala rozvíjet, však přestal pan Šetrný mít čas na věnování se IT, a tak ve firmě v této oblasti nedošlo za posledních 8 let k žádné zásadnější inovaci. Firma nezaměstnává žádného IT odborníka, jako IT support zde působí šikovná asistentka, která zvládá pomáhat ostatním zaměstnancům s aplikacemi office, případně zvládá restartovat počítač/tiskárnu.

1.3. Procesy firmy

Zdroj: vlastní nákres

Z důvodu lepšího pochopení toho, jak to ve firmě funguje, jsem vytvořila jednoduchou mapu procesů firmy Šetrný, s.r.o. Na mapě procesů, na obrázku 2, je vidět, že hlavní cesta k uspokojení zákazníka vede přes procesy Prověření dostupnosti, Zaevidování klienta a Zpracování zakázky. Bohužel však velká část klíčových procesů podpořena IT technologiemi. Prověření dostupnosti prování prodejci pomocí telefonu nebo emailu, či internetu. Vedení klientů si každý prodejce vytváří sám (většinou pomocí aplikace excel). Prodejci se snažili vytvořit si sdílený excel soubor na sdíleném úložišti, avšak měli s ním spoustu problémů, a nakonec od tohoto řešení ustoupili. Kontakty na poskytovatele dopravy a ubytování jsou většinou vedeny v globálním adresáři na serveru Exchange, který pomocí aplikace outlook sdílejí všichni prodejci. Bohužel prodejci nemají možnost vkládat nové kontakty do globálního katalogu, takže tuto práci dělá asistentka. V průběhu hlavního klíčového procesu zpracování zakázky prodejci ověřují dostupnost dopravy a dalších služeb, které klient poptává, komunikují s klientem a nabízí mu určité řešení. Proces končí buď rezervací ubytování a dalších služeb a podepsáním smlouvy s klientem, nebo tím, že se pro klienta nenajde vhodná nabídka a klient odchází. Firma ovšem tyto situace nijak neeviduje, což je škoda, protože by ji to mohlo pomoci lépe plánovat do budoucna rezervaci ubytování či dopravy pro takové služby, o které například v loňském roce byl největší zájem, a firma nemohla zákazníkům nabídnout místa kvůli nedostatečné kapacitě.

2. Nabízená řešení pro firmu

2.1. Snížení nákladů na IT

2.1.1. Poštovní server + hosting webu

Vzhledem k tomu, že klíčové procesy firmy jsou primárně pokryty převážně komunikací pomocí emailů, a Exchange Server 2003 nainstalovaný na Microsoft Serveru 2003 SBS už nepatří mezi nejmladší, zabývala bych se při snižování nákladů nejdříve řešením poštovního serveru.

Vzhledem k tomu, že upgrade na Microsoft Windows Server 2008 + Exchange Server 2010 by byl velmi drahý, nejen kvůli licencím, ale také z důvodu potřeby najmutí IT odborníka, který by danou migraci provedl, rozhodla jsem se doporučit řešení založené na moderním SAAS.

Tímto řešením je využití služeb Google Apps for Business s využitím vlastního doménového jména. Tato služba obsahuje následující funkcionalitu:

Zdroj: [Google Apps for Business]

Cena

Řešení od Google je podle mého názoru velmi výhodná. Cena 40 EUR/uživatelský účet za rok, vychází na 10 tis. Kč na rok za celou firmu.

Pokud bychom si spočítali cenu licence za Exchange Server 2010 + náklady na pořízení serveru, na kterém Exchange Server běží* + náklady na provoz server (elektřina, chlazení, údržba) dostali bychom částku mnohonásobně vyšší, a vzhledem k tomu, že po nějakých cca 4 letech by byla třeba modernizace, vyplatí se firmě pronájem GoogleApps.

*při upgradu by bylo třeba koupit buď nový server jen pro Exchange nebo výkonější nový server, na kterém by se nasadila virutalizace.

Nový server by byl třeba z několika důvodů:

1. nekompatibilita s WS2008
2. absence IT pracovníka ve firmě
3. servery společnosti jsou již po záruce
4. firma na emailovém serveru poměrně závislá

Zabezpečení

Zabezpečení emailu je provedeno pomocí šifrované komunikace, Google navíc podle zdroje [Google Apps for Business ] garantuje 99,9% dostupnost služby, čehož by firma těžko sama dosahovala a pokud by o takovou dostupnost stála, musela by zavést clusterové řešení, které by náklady mnohonásobně navýšilo.

Další výhody

Úložiště gmailu nabízí 25 GB prostoru pro každého uživatele, což je více než 10x více, než mají uživatele v současné době k dispozici. Snadná správa kontaktů – prodejci by si sami mohli spravovat veškeré kontakty. Další funkcionalitou je sdílený úložný prostor o velikosti 10 GB jako úložiště webů, což by firma mohla využít pro hosting svého webu. Řešení navíc obsahuje filtrování spamu, což by firmě umožnilo zbavit se ISA Serveru 2004, a tím i jednoho HW Serveru. Z důvodu zachování funkcí firewallu, které v současné době plní ISA Server by stačilo zakoupit nový router/switch, který v sobě obsahuje funkci firewallu. [Google Apps for Business ]

Součástí řešení je navíc synchronizace adresáře se systémy LDAP a rozhraní pro jednotné přihlášení (SSO). To by znamenalo, že práce pro zaměstnance bude komfortní.

Zhodnocení změn

Cena za zřízení služby 10 tis./rok

Přesunutí webu do webového úložiště -> Zrušení IIS

Zrušení ISA Serveru 2004 -> nahrazeno spamovým filtrem Googlu + novým routerem s firewallem

Navýšení rychlosti ADSL připojení (tarif O2 Internet – 8 Mb/s; 512kb/s)

Nutnost upgradovat router/switch/HW firewall

Ve výsledku firmě zůstane ze 3 původních serverů pouze 1 server, na kterém poběží pouze doménové služby (AD, DNS a DHCP). Tyto služby mohou klidně stále zůstat na Windows Serveru 2003 SBS, s tím, že z důvodu zvýšení dostupnosti navrhuji ještě využít druhý HW server (původně Exchange Server), na kterém by také zůstal systém WS2003SBS, s tím, že by se doinstalovaly služby AD, DNS a DHCP. Pokud by jeden ze serverů vypadl, firmě by vždy zůstal server druhý a fungovala by dál. Server, na kterém běžel ISA Server, by mohl ve firmě zůstat na náhradní díly, čímž by se prozatím mohla řešit absence záruky na servery. (Vhledem k tomu, že servery jsou stejného typu.)

Tímto řešením by firma nemusela nárazově investovat vysokou částku (bylo by třeba jen zakoupit nový router s firewallem) a platila by měsíčně 983 Kč (150 Kč navíc za rychlejší internet + 833 Kč za hosting webu + poštovní server pro 10 uživatel).

2.1.2. Kancelářský balík

Kromě pošty využívají zaměstnanci ještě balík Microsoft Office 2003. Při přechodu na Google Apps mohou zaměstnanci využívat online kancelářský balík od Googlu. Navrhuji jim na počítačích stále nechat nainstalované Office 2003 a nechat je pomalu zvyknout na online kancelářský balík. Myslím si, že by si zaměstnanci mohli balík postupem času oblíbit, zejména kvůli možnostem spolupráce na společných dokumentech.

Zdroj: vlastní nákres

2.2. Návrh na zvýšení podpory klíčových procesů IT technologiemi

Při vytváření procesní mapy dané firmy si nešlo nevšimnout toho, jak málo jsou klíčové procesy firmy podpořeny IT technologiemi. V případě, že by pan Šetrný změnil názor a nechtěl by za každou cenu pouze snižovat náklady na IT, ale byl by ochotný bavit se i o investicích do IT, které by mu mohli zefektivnit jeho klíčové procesy, navrhla bych mu, aby zkusil nějaké SAAS CRM s funkcionalitou Business Intelligence (Customer Intelligence).

Vzhledem k návrhu přejít k Google Apps, bych viděla jako nejlepší řešení CRM takové, které je propojeno s Google kalendářem, kontakty a emailem. Takové řešení bych hledala na Google MarketPlace, kde své CRM řešení nabízí 10 firem. Cena za využívání se pohybuje od 3 do 15$ za 1 uživatele za měsíc nebo kolem 20 – 60$ měsíčně pro neomezený počet uživatel. Výhodou těchto produktů je hlavně rychlá implementace (většinou lze do několika hodin od zaplacení začít používat), ale také žádné vysoké počáteční investice a možnost přestat produkt používat, pokud firmě nevyhovuje, aniž by firma přišla o vysoké investiční náklady. [Google Apps Marketplace]

3. Přesvědčení pana Šetrného

Podle mého názoru by nebylo obtížné pana Šetrného přesvědčit. Řešení, které mu nabízím ke snížení nákladů IT, přináší poměrně malé překážky, jak finanční, tak i pro uživatele. Konkrétně se jedná o placení částky 983 Kč měsíčně navíc, přičemž by z firmy byly odstraněny 1 nebo 2 servery (podle toho, zda by pan Šetrný chtěl ze starého Exchange serveru vytvořit druhý domain controller, a tím zvýšit dostupnost domény svým zaměstnancům). Odstranění serveru by pro firmu znamenalo úsporu nákladů na elektřinu a chlazení a také by to znamenalo, že nemusí v současné chvíli investovat žádné peníze do nového HW + licence poštovního serveru.

Co se týká uživatel, ti by si museli zvyknout na nový poštovní server poskytovaný jako službu přes Google Apps. Myslím si, že to ale neměl být problém, vzhledem k tomu, že Google Apps jde propojit s aplikací MS Outlook. Uživatelé by navíc po přechodnou dobu mohli používat i kancelářský balík Office 2003, na který jsou zvyklí a časem by si mohli postupně zvykat na online balík Google Apps. Přechod na nový software je pro uživatele vždy nepříjemný, avšak sama jsem byla přítomna upgradu office 2003 na 2007 v jedné středně velké firmě a uživatelé měli s tímto přechodem také neskutečné problémy, takže vzhledem k zastarávání SW by firma stejně musela časem upgradovat a podle mého názoru je v tuto chvíli nepodstatné, zda se uživatelé budou učit s Office 2007 nebo Google Apps.

Pan Šetrný se tímto způsobem zbaví nejen starých serverů, které již nejsou v záruce a s nimiž by byl velký problém v případě výpadku, navíc ale nebude potřebovat asistenci IT odborníka (kterou v současné době řeší tím, že když je problém, zavolá si do externí firmy, která do 24 hodin přijede). Na serveru ve firmě poběží pouze doménové služby, které navíc poběží na 2 serverech, takže při výpadku jednoho zvládne tyto služby obsluhovat druhý ze serverů. Dále bych také pana Šetrného upozornila na to, že bude v blízké době muset řešit upgrade OS firemních PC. Podpora XP aktualizacemi je zatím od Microsoftu garantována do dubna 2014, potom se bude pan Šetrný muset rozhodnout kam dál. Možností je přechod na Windows 7, případně novější verzi, která vyjde do té doby, což by ale znamenalo nutnost obměny HW počítačů, které by nový systém neutáhly, nebo je potom další možností nákup výkonného serveru, na který by se nainstaloval Microsoft Hyper-V hypervizor. Staré servery, na kterých nyní běží doménové služby, by mohly být zvirtualizovány a upgrade uživatelských počítačů by potom mohl být řešen virtualizací desktopů. Toto řešení by však znamenalo určité investiční náklady, a proto by se na to měl pan Šetrný s předstihem připravit.

Bibliografie

[1] Google Apps for Business [online]. 2011 [cit. 2011-05-09]. Získejte prvotřídní firemní služby s verzí Google Apps for Business. Dostupné z WWW: http://www.google.com/apps/intl/cs/business/features.html.

[2] Google Apps Marketplace [online]. 2011 [cit. 2011-05-09]. Customer Management. Dostupné z WWW: https://www.google.com/enterprise/marketplace/search?categoryId=3&orderBy=rating.

[3] Microsoft Office [online]. 2004 [cit. 2011-05-09]. Předpokládané ceny Office 2003. Dostupné z WWW: http://www.microsoft.com/cze/office/office2003/howtobuy/prices.mspx.

[4] Microsoft Windows Small Business Server 2003 [online]. 2004 [cit. 2011-05-09]. Pricing and Licensing for Windows Small Business Server 2003. Dostupné z WWW: http://www.microsoft.com/hk/server/sbserver/howtobuy/pricing.mspx.

[5] The independent voice of the Microsoft IT community [online]. 2004 [cit. 2011-05-09]. Microsoft Holds Line on ISA Server 2004 Price. Dostupné z WWW: http://redmondmag.com/articles/2004/05/27/microsoft-holds-line-on-isa-server-2004-price.aspx.